Internationell konferens i Göteborg – med forskare från 30 länder, ja tack!
Vad gör man när man blir rekommenderad av en favoritkontakt att jobba med en helt ny uppdragsgivare, på ett helt nytt sätt?
Vi på Hummingbird gick i gång på utmaningen direkt och tog kontakt!
Det ”sa klick” och vi drog igång planeringen med regelbundna möten för att lära känna varandra och hitta allas olika roller i teamet. En bra match, det dröjde inte länge innan vi jobbade som ETT team. Precis som vi vill ha det!
Uppdrag, syfte och känsla
Uppdraget var att projektleda och genomföra en global konferens – en mötesplats för forskare från hela världen. Fokus låg på kunskapsutbyte, nätverkande och att uppmärksamma ett 40-årsjubileum.
Syftet med denna ”summit” var att skapa en meningsfull plattform för forskare från olika program och projekt att träffas, utbyta erfarenheter och bygga vidare på gemensamma insikter. Att stiftelsen firade 40 år gav ett fint tillfälle för såväl reflektion och framtidsspaning som lite extra guldkant.
Med 150 deltagare från cirka 30 olika länder var värdskapet särskilt viktigt. Genom noggrann planering och nära samarbete med uppdragsgivaren tog Hummingbird Meetings & Events ett helhetsgrepp om konferensen – från logistik och innehåll till den inramning som skulle förmedla en familjär känsla och svensk försommar.
Med hjälp av World of Volvo, en inhyrd spårvagn, noga utvalda middagsupplägg och med svensk musik och svenska försommarblommor som krydda blev det SÅ bra. Och kul!
Planering och logistik
En gedigen planering och ett annorlunda upplägg jämfört med de större konferenser vi vanligen hanterar – oftast ett företag som bjuder in sina medarbetare, återförsäljare eller kunder. Här handlade det om forskare och nyckelpersoner från universitet och olika forskningsprojekt – bokstavligt talat från hela världen.
Inbjudan och anmälan, en mängd olika information som skulle förmedlas åt alla håll. Kommunikation med deltagarna inför, under och efter konferensen via mail, digitalt program och sms.
Av de 150 deltagarna hade över hälften fått i uppdrag att tala under konferensen som genomfördes dels i en stor konferenshall på World of Volvo och dels i en mängd mindre lokaler, där det hölls inspirerande föreläsningar och mer interaktiva pass.
Vi hade även spännande och engagerande side events inför konferensen där bland annat unga forskare fick komma till tals och inspireras av varandra och seniora nyckelpersoner.
Resultatet
Den här konferensen blev en uppskattad mötesplats med hög relevans, personlig inramning och smidig logistik – där våra uppdragsgivare kunde fokusera på värdskap och deltagarna kunde fokusera fullt ut på innehåll, idéutbyte och nätverkande. Genom våra skräddarsydda lösningar skapade vi ett genomförande helt i linje med syftet – både som programplattform och jubileumstillfälle.
Att det sedan var en ren fröjd att få samarbeta med det här teamet och att få möjlighet att träffa alla deltagare, via mail och telefon inför eventet – och mötas live på plats – det gav oss extra energi, fina minnen och nya vänner.
Så viktigt det är att hitta varandra på flera plan vid stora, komplicerade projekt – att alla parter verkligen jobbar som ett team, drar åt samma håll, låter alla komma till tals och vågar prova nytt tillsammans.
Det här gör vi gärna om!
Vill ni också göra en konferens med liknande upplägg eller kanske med ett helt annat upplägg? Vi på Hummingbird Meetings & Events hjälper gärna till!
Om författaren
Erika Ringqvist, Projektledare
Erika drivs av nätverkande, relationsbyggande och drömmer om en mer hållbar event- och resebransch. Efter många år i branschen och med en hållbarhetsutbildning är hon nu en del av Hummingbird Meetings & Events utvecklingsarbete vad gäller både hållbarhet och koncept med fristående projektledare.