Global Summit 2025 med VREF och 150 deltagare 

Uppdrag 

Att projektleda och genomföra Volvo Research and Educational Foundations (VREF) internationella Global Summit – en mötesplats för forskare från hela världen inom hållbara transportlösningar. Fokus låg på kunskapsutbyte, nätverkande och att uppmärksamma VREF:s 40-årsjubileum. 

Syfte 

Att skapa en meningsfull plattform för forskare från olika program och projekt att träffas, utbyta erfarenheter och bygga vidare på gemensamma insikter. VREF firade 40 år – ett tillfälle som gav utrymme för både reflektion och framtidsspaning. 

Vår lösning 

Med deltagare från cirka 30 olika länder var värdskapet särskilt viktigt. Genom noggrann planering och nära samarbete med VREF tog Hummingbird Meetings & Events ett helhetsgrepp om Global Summit – från planering, logistik och innehåll till den inramning som skulle förmedla en familjär känsla och svensk försommar. 

• Projektledning av hela arrangemanget – från idé till utvärdering 
• Deltagarhantering: inbjudan och anmälan samt kommunikation med deltagarna före och under arrangemanget 
• Logi, måltider och lokala transporter 
• Agera kreativt bollplank 
• Side events på hotellet inför huvudkonferensen 
• Koordinering av stadsvandring med lokal guide som alternativt studiebesök 
• Innehålls- och kommunikationsplan i nära dialog med VREF 
• Förhandling av villkor och ekonomi 
• Kvällsarrangemang med underhållning & abonnerad spårvagn genom Göteborg 
• Jubileumskänsla med tillbakablickar och framtidsfokus 
• Inkluderande värdskap & atmosfär präglad av värme och svensk försommarton 
• Dedikerad projektledare från Hummingbird i nära samarbete med VREF:s team 
• Hummingbird körproducent under dag- och kvällsarrangemang 
• Värdskap/värdar från Hummingbird under hela eventet på World of Volvo, hotell, restauranger, transporter och side events 

Resultat

VREF:s Global Summit blev en uppskattad mötesplats med hög relevans, personlig inramning och smidig logistik – där deltagare och uppdragsgivare engagerat kunde fokusera fullt ut på innehåll, idéutbyte och nätverkande. Genom våra skräddarsydda lösningar skapade vi ett genomförande helt i linje med VREF:s syfte – både som programplattform och jubileumstillfälle.